Блог

Программ-менеджмент и программы: зачем нужны, как образовываются и какие бывают

Программы — это проекты и повседневные рабочие задачи, которые в совокупности приводят бизнес к общей цели. Они могут быть как частью портфеля, так и автономной единицей; включать один или несколько проектов.

В некоторых организациях программами называют крупные проекты. Это связано с тем фактом, что для более эффективного управления большие и сложные проекты разбивают на несколько маленьких и более управляемых «подпроектов». Таким образом, сложный проект представляется в виде скоординированной совокупности более простых проектов. В этом смысле, этот проект является программой и его аспекты рассматриваются как управление программами. Это тоже допустимый вариант, однако не каждый крупный проект — это программа, и не все программы вырастают из проектов.

Есть разные факторы, которые помогают объединить несколько проектов в одну программу. Вот основные из них:

  • ограничения ресурсов, которые могут повлиять на проекты в рамках программы: на создание нового сайта есть Х$, на которые нужно заказать и дизайн, и контент, и базовые SEO-настройки, и саму разработку, конечно. При этом финансовые ресурсы общие и ограниченные;
  • взаимозависимость задач внутри проектов: пока дизайнер из команды А не сделал логотип, верстальщик в команде Б не может закончить работу над сайтом;
  • а также коммуникационные вопросы, изменения организационных подходов, риск-менеджмент и так далее.

Проект vs Программа

Каковы фундаментальные различия между проектами и программами? Давайте обратимся к определениям.

Проект относится к конкретной, обособленной задаче. Он должен обеспечить осязаемый результат. Поэтому руководитель проекта несет ответственность за то, чтобы проект достиг запланированного результата в соответствии с заданными временными рамками и бюджетом.

Программа относится к нескольким проектам, которые управляются и поставляются комплектом. Поэтому руководитель программы присматривает за всеми проектами, входящими в программу, для достижения единого, общего результата, который может получиться, только если все проекты в рамках будут выполнены. Именно присматривает, организуем, но не управляет — для этого работают руководители проектов. Задача программного-менеджера — сделать так, чтобы эта связка проектов не развалилась, развивалась сообща, в одну сторону, а потом принесла совокупный результат.

Другие особенности и разницу между проектами и программами мы разбирали в статье «Чем отличается проджект-менеджер от программ-менеджера?».

Зачем нужны программы

Что в программном, что в проектном менеджменте основная задача — сделать так, чтобы работа каждого сотрудника и каждое действие помогало достигать стратегических целей бизнеса. Это проще с программным менеджментом, который позволяет оптимизировать управление и выполнение разных процессов.

Программы — это удобный способ объединить связанные между собой задачи. Это облегчает управление ресурсами и расходами. Вы можете видеть, какая часть бюджета используется в каждом из курируемых проектов и на какой стадии все «кусочки пазлов», а значит, не допустите перерасхода бюджета или срыва сроков.

Сначала давайте посмотрим, как программы вписываются в управленческие концепты проектного, программного и портфельного менеджмента.

Типы программ

В программном менеджменте выделяют 3 типа программ. Вот они:

  • обязательные — mandatory. Говорят сами за себя;
  • образующиеся — emerging programmes. Программы, которые выросли из чего-то другого, к примеру, из проекта;
  • программы-визионеры — visionary programmes. Их еще можно описать как программы вИденья, идейные программы.

Все три типа ценны и важные для бизнеса, поэтому мы кратко разберемся в каждом из них.

Обязательные программы

Обычно во всех компаниях есть что-то, что подпадает под эту категорию. И появиться обязательные программы могут абсолютно в любое время — успевай следить и подхватывать. Самый яркий пример 2018 года — это внедрение GDPR, регламента о защите персональных данных, который был принят еще в апреле 2016, а вступил в силу в мае 2018, придя на смену DPD — Data Protection Directive.

В соответствии с GDPR, компаниям нужно было внести изменения в работу HR-отдела, клиентского отдела, в управление документацией, IT, маркетинг, обслуживание… И многое-многое другие. В итоге в бизнесах менялись политики, обновлялись условия пользования и инструкции, вносились изменения в рабочие процессы. Все это — пример обязательной программы, которая была нацелена не на создание нового продукта, а на поддержание деятельности компании в дальнейшем в соответствии с нормативным актам.

Образовавшиеся программы

Самый сложный тип программ — программы, которые не запускались как программы, но выросли до такого уровня сами по себе.

Так часто бывает, если бизнес запускает ряд слабо связанных проектов или в целом отличается слабой коммуникацией между подразделениями, департаментами или отделами. В какой-то момент оказывается, что две разных команды занимаются одним и тем же под немного разными углами, задействуют аналогичные ресурсы или получают совпадающие результатами по своим задачам.

Сложная часть в таких ситуациях — наладить коммуникацию и способ согласования проектов. На старте важно хорошее программное обеспечение для планирования: с ним вы, по крайней мере, видите, что и как происходит в каждом из проектов. Потом важно проанализировать используемые ресурсы (финансовые, человеческие и так далее) и сводить все проекты в общую структуру для удобного и рационального управления.

Проблема с попыткой наложить программный подход управления на совокупность связанных проектов в том, что вы будете пытаться стандартизировать методы работы и принципы отчетности в проектах, где УЖЕ используются какие-то решения. Изменить привычный способ работы и, в определенной степени, урезать свободу действий команды довольно сложно. Это может создать противодействие со стороны руководителей проектов. Поэтому еще одна первостепенная задача руководителя программы — сосредоточиться на объединении людей, на выгодах, которые все получают от работы сообща, а не по отдельности. Это и доступ к общим ресурсам, и меньше согласований, ведь все вопросы решаются внутри одной группы, более эффективное достижение целей и не только.

Это огромный пласт работы, который требует времени и контроля, но иначе продуктивности достичь не удастся.

Идейные программы

«У меня вот есть такое представление...» — это как раз фраза, которая слышится чаще всего при обсуждении вИдения, концепции, идеи.

Программа, основанная на видении, — это когда у руководства есть четкое представление о том, бизнес должен выглядеть после выполнения программы. Обычно это преобразовательные задачи для изменения организации или культуры компании, к примеру, как реструктуризация или переход на безбумажную обработку и так далее.

Программы-визионеры чаще формируются на стратегических сессиях. После обсуждения масштабной бизнес-стратегии становятся понятны цели, к которым стремится компания → на основе этих целей топ-менеджеры могут сформировать список проектов для реализации → проекты с общей задачей, общим ожидаемым финалом уместно объединять в программы.

Именно программы помогут составить полную картинку со всеми задачами после стратегической сессии — и при этом поделить работу на конкретные осязаемые сегменты, распределить ее и начать реализовывать до вполне измеримого результата.

При работе над программами-визионерами вы получаете поддержку высшего руководства: нужные полномочия, бюджет, человеческие ресурсы и все, что нужно для достижения результата. И это еще один плюс такого типа.

Резюмируем

  1. Программы — это сборка проектов и рутинных задач для достижения бизнес-целей. Иногда программой называют сложный проект, который делят на подпроекты.
  2. Программы могут включать любое количество проектов, быть частью портфеля  или оставаться автономными, служить разным целям.
  3. Задача программ-менеджмента — упростить управление ресурсами и достижение целей компании.
  4. Программы бывают обязательными, идейными или образовавшимися (выросшими из проектов). Все три типа нужны и важны, так как они работают на разные задачи.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями! Есть идея для новой? Напишите нам на support@nextel.com, и мы подготовим полезный материал по заявкам!

Похожие статьи

Если у вас есть вопросы, готовы на них ответить